جدول و ماتریس آیزنهاور و اولویت بندی کارهای روزانه

اهمیت اولویت بندی کارها در مدیریت بهتر زمان

برای این‌که انجام منظم فعالیت‌هایی که کمتر مفید هستند را با استفاده‌ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر Task Management (مدیریت وظایف) که بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است تاکید می کنند و کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.

اولویت بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور (ماتریس اهمیت و فوریت)

آیزنهاور یکی از رییس جمهوران ایالات متحده بوده و بر اساس توصیه وی برای مدیریت کارهای روزانه توصیه هایی داشته که بعدتر به ماتریس آیزنهاور نامگذاری شده و ابزاری برای اولویت بندی کارها است که در آن به تفکیک ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک توجه شده است.

علاوه بر عنوان ماتریس آیزنهاور، گاهی نام‌های ماتریس استیون کاوی و هم‌چنین ماتریس اهمیت و فوریت نیز به آن گفته می شود . چون طرح این ابزار توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت، نقش مهمی در رواج یافتن آن داشته است.

برای اولویت بندی کارها در ماتریس آیزنهاور، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌های خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم:

----------------

۱ - هر کاری چقدر اهمیت دارد؟ (Importance)

کارهای مهم، اغلب به اهداف ما مرتبط هستند.

کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند.

این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلانو ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند.

تأکید بر این نکته نیز لازم است که: به علت شخصی بودنِ هدف‌ها و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، ممکن است از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.

--------------

۲ - هر کاری چقدر فوریت دارد؟ (Urgency)

یک فعالیت ، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟

آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟

آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟

آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟

لذا می توان تمام وظایف و فعالیتها را به چهار دسته تقسیم بندی کرد :

برای تهیه وایت بردهای TODO میتونید از اینجا سفارشتون رو ثبت کنید

اما برای اینکه بدونید عملکرد شما و رفتار شما نسبت به این تقسیم بندی چه باید باشد ادامه متن را بخوانید :

کارهای مهم و فوری

این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.

کارهای مهم ِغیرفوری

اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این گروه قرار می‌گیرند.اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند.اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند.به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهمِ غیرفوری وقت بگذارید.

کارهای غیر مهم اما فوری

دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، سپردن این وظایف به دیگران و زمان‌بندی مجدد است.

کارهای غیر مهم و غیرفوری

چک کردن پست‌ها و استوری‌های دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینه‌هایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم‌های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانه‌های زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار می‌گیرند.البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداق‌های بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافته‌اند جستجو کنید، می‌توانید نمونه‌های فراوانی از آن‌ها را بیابید.
باید این توضیح را در مورد این ماتریس بدیم که این طبقه بندی میتواند علاوه بر کارهای روزانه به بازه های زمانی بزرگتری هم تعلق بگیرد و همچنین بدون استفاده از این ماتریس هم میتونید از تابلوهای وایت برد TODO به راحتی از آنها برای یادداشت موارد کاری خودتون استفاده کنید